Car votre vie privée compte pour nous.
Préambule
La société Onepilot (“Onepilot”, “Nous” ou “Nos”), édite et propose un site internet (le “Site”) ainsi qu’une solution d'outsourcing du support client (la “Solution”). Onepilot est une SAS au capital social de 1.933,73 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Société de Paris, sous le numéro 889 956 124, dont le siège social est situé 5 rue Lallier, 75009 Paris.
Notre Site et notre Solution collectent et traitent certaines données à caractère personnel de nos visiteurs, de nos clients, de leurs utilisateurs finaux et de nos prospects (“Visiteurs”, “Clients”, “Prospects” et collectivement “les Utilisateurs”').
Pour Onepilot, la sécurité des données personnelles des Utilisateurs est une priorité. Ce document (“Politique”) détaille la façon dont Onepilot collecte et traite ces données et informe les Utilisateurs des mesures prises pour assurer leur protection conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (“Loi Informatique et Libertés”) et du Règlement général, UE 2016/679, sur la protection des données (“RGPD”).
Identité du responsable du traitement
2.1. Lors de la navigation sur le Site
Lorsque les Utilisateurs naviguent sur le Site, le responsable de la collecte et du traitement des données à caractère personnel est Onepilot.
2.2. Lors de l’utilisation de la Solution
Lorsque nos Clients utilisent la Solution, nous traitons, en leur nom, des données à caractère personnel leur appartenant ou appartenant à leurs équipes et à leurs utilisateurs finaux.
Nos Clients sont responsables du traitement de ces données. Ils sont donc seuls responsables du respect de leurs obligations légales et réglementaires dans le cadre du traitement des données qu’ils effectuent par eux-mêmes, avec leurs propres moyens et pour leurs seuls besoins.
Onepilot, en tant que prestataire de services, agit en qualité de sous-traitant. A ce titre, nous nous engageons à respecter l’ensemble des obligations qui incombent aux sous-traitants, conformément à l’article 28 du RGPD.
Traitement des données à caractère personnel
3.1. Base juridique du traitement
Onepilot peut traiter les données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs s’il l’une des conditions suivantes s’applique :
Les Utilisateurs ont donné leur consentement pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
La fourniture de données personnelles est nécessaire pour l’exécution d’un accord avec l’Utilisateur ou pour toute obligation précontractuelle de celui-ci ;
Le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle Onepilot est soumise ;
Le traitement est lié à une tâche effectuée dans l’intérêt public ou dans l’exercice de l’autorité publique dévolue à Onepilot ;
Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Onepilot ou par un tiers.
3.2. Description du traitement
Catégorie de données personnelles traitées
Données d’identification (nom, prénom, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone, …)
Données financières (RIB, adresse de facturation, …)
Données d’échange avec les agents (informations sur les utilisateurs finaux, …)
Finalité du traitement
Fourniture de la Solution conformément au contrat de prestation de service
Gestion de la relation commerciale : effectuer les opérations relatives à la gestion des Clients concernant les contrats, commandes, livraisons, programmes de fidélité, suivi de la relation avec les Clients.
Facturation et recouvrement : gérer la facturation, les impayés et les procédures de recouvrement.
Contentieux : gérer les éventuels contentieux liés à l’utilisation de notre Solution. Actions commerciales et marketing : constituer un fichier de membres inscrits, adresser des newsletters.
Base légale
Contrat signé entre les Clients et Onepilot ;
Obligation légale ;
Consentement pour les communications Marketing.
3.3. Prospects
Catégorie de données personnelles traitées
Données d’identification (nom, prénom, adresse mail, société, emploi occupé, …)
Finalité du traitement
Réalisation de démos et envoi de communications marketing
Base légale
Le consentement des Prospects : en remplissant le formulaire “Demo”, les Prospects autorisent expressément Onepilot à les contacter ;
Notre intérêt légitime à trouver de nouveaux clients et partenaires.
Durée de conservation des données à caractère personnel
4.1. Concernant les données personnelles des Clients
Les données à caractère personnel de nos Clients ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation contractuelle et commerciale.
Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.
Concernant d’éventuelles opérations de prospection à destination des Clients, leurs données pourront être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale.
4.2. Concernant les données personnelles des prospects
Les données à caractère personnel relatives à nos Prospects, non clients, pourront être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
Au terme de ce délai de trois ans, nous pourrons reprendre contact avec nos Prospects pour savoir s’ils souhaitent continuer à recevoir des sollicitations commerciales.
Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :
Les informations permettant de prendre en compte le droit d’opposition des Prospects sont conservées au minimum trois ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.
4.3. Concernant les statistiques de mesure d’audience
Les informations stockées dans le terminal des Utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les Utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de treize (13) mois.
Destinataires des données à caractère personnel collectées
5.1. Nos collaborateurs
Chez Onepilot, seuls nos collaborateurs dûment habilités accèdent aux données à caractère personnel des Utilisateurs.
5.2. Nos agent et nos sous-traitants
Nous serons amenés à partager les données personnelles de nos Clients et de leurs utilisateurs finaux avec nos agents et nos éventuels sous-traitants.
Nous veillons à ne travailler qu’avec des prestataires qui protègent les données personnelles auxquelles ils ont accès et se conforment au droit applicable.
Nos agents et sous-traitants ne reçoivent que les informations strictement nécessaires à la réalisation de leur prestation. Ils ne sont en aucun cas autorisés à utiliser ces données personnelles pour une autre finalité que celle de la prestation en question.
Conformément à l’article 28 du RGPD, l’accès aux données personnelles par nos agents et sous-traitants est soumis à la signature d’un accord écrit.
5.3. Conformité légale
Afin de répondre à nos obligations légales, peuvent également être destinataires des données à caractère personnel de nos Utilisateurs les organismes publics, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les services chargés du contrôle (commissaires aux comptes notamment) et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.
Localisation des données à caractère personnel et sous-traitance
Les données personnelles que nous traitons sont stockées par notre hébergeur Digital Ocean sur des serveurs situés en Allemagne.
Afin d’exécuter nos missions, nous sommes susceptibles de transférer certaines des données personnelles de nos Utilisateurs à des sous-traitants situés au Royaume-Uni. Il est précisé que le Royaume-Uni est considéré, par la Commission Européenne, comme ayant un niveau de protection adéquat.
Communications de Onepilot
Nos Utilisateurs pourront recevoir diverses communications de notre part, uniquement par mail. Ces communications concernent notamment les nouveautés produit (actualités, releases de nouvelles fonctionnalités, etc…). Nos Utilisateurs auront la possibilité de se désinscrire de ces communications, directement via le lien présent dans le mail ou en nous contactant à l’adresse privacy@onepilot.co.
Cession des données à caractère personnel
Nous ne vendons pas les données à caractère personnel de nos Utilisateurs, qu’elles aient été récoltées sur le Site ou qu’elles nous aient été fournies par leurs soins au cours de l’utilisation de la Solution.
Sécurité
Nous informons nos Utilisateurs prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité de leurs données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Cookies
Les cookies sont des fichiers textes, souvent cryptés, stockés dans le navigateur. Ils sont créés lorsque le navigateur d’un utilisateur charge un site internet donné : le site envoie des informations au navigateur, qui crée alors un fichier texte. Chaque fois que l’utilisateur revient sur le même site, le navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site internet.
Chez Onepilot, nous utilisons plusieurs types de cookies :
Les cookies techniques sont utilisés tout au long de la navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser les réponses renseignées dans un formulaire ou encore les préférences de l’utilisateur s’agissant de la langue ou de la présentation d’un site internet, lorsque de telles options sont disponibles.
Nous utilisons des cookies techniques afin d’offrir à nos Utilisateurs une expérience de navigation optimale. Ces cookies sont stockés dans leur navigateur pour une période de treize (13) mois.
Les cookies publicitaires sont des cookies tiers qui peuvent être créés non seulement par le site internet sur lequel l’utilisateur navigue, mais également par d’autres sites internet diffusant des publicités, annonces, widgets ou autres éléments sur la page affichée. Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour effectuer de la publicité ciblée, c’est-à-dire de la publicité déterminée en fonction de la navigation de l’utilisateur.
Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires. Toutefois, si nous devions en utiliser à l’avenir, nous en informerions nos Utilisateurs au préalable et ils auraient la possibilité le cas échéant de désactiver ces cookies.
Les cookies analytiques sont des cookies tiers qui nous permettent de connaître l’utilisation et les performances de notre Site et de notre Solution afin de pouvoir en améliorer le fonctionnement. Ces cookies peuvent être déposés par Onepilot ou des prestataires tiers. La liste des cookies analytiques est présente sur notre site internet, directement accessible via la bannière cookies. La durée de conservation de ces cookies est mentionnée à l’article 4.3. de la présente Politique.
Accès aux données à caractère personnel
Conformément à la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 et au Règlement général sur la protection des données (RGPD), les Utilisateurs disposent des droits suivants :
Retrait de leur consentement à tout moment. Les Utilisateurs ont le droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles ;
Opposition au traitement de leurs données personnelles. Les Utilisateurs ont le droit de s’opposer au traitement de leurs données si ledit traitement est effectué sur une base juridique autre que le consentement ;
Accéder à leurs données. Les Utilisateurs ont le droit de se voir communiquer toutes les informations détenues par Onepilot les concernant ainsi que d’obtenir une copie des données en cours de traitement ;
Vérification et rectification. Les Utilisateurs ont le droit de vérifier l’exactitude de leurs données personnelles et, le cas échéant, de demander qu’elles soient mises à jour ou corrigées ;
Limitation du traitement de leurs données. Les Utilisateurs ont le droit, sous certaines conditions, de limiter le traitement de leurs données ;
Suppression de leurs données ;
Restitution ou portabilité de leurs données. Les Utilisateurs ont le droit de récupérer leurs données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et, si cela est techniquement possible, de les transmettre à un autre responsable du traitement. Cette disposition s’applique sous réserve que les données soient traitées par des moyens automatisés et que le traitement repose sur le consentement de l’Utilisateur, sur un contrat auquel l’Utilisateur est partie ou sur des obligations précontractuelles.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de leurs données, les Utilisateurs peuvent contacter notre délégué à la protection des données aux coordonnées suivantes :
- adresse de courrier électronique : privacy@onepilot.co ;
- adresse de courrier postal : 5 rue Lallier, 75009 Paris ;
En cas d’exercice de l’un de ces droits, Onepilot se réserve le droit de réclamer des informations justifiant l’identité de la personne concernée ou, en cas de doute raisonnable, une photocopie de sa pièce d’identité.
Nous rappelons à nos Utilisateurs qu’ils ont la possibilité d’adresser une réclamation auprès de la CNIL s’ils estiment, après nous avoir contactés, que leurs droits ne sont pas respectés.
Modifications
Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente Politique, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle politique. L’utilisation du Site et de la Solution suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle Politique.