So registrieren Sie sich als Selbstständiger (Autónomo/a) in Spanien: Ein vollständiger Leitfaden für 2025

Die Gründung als autónomo/a, das spanische Pendant zum selbstständigen Einzelunternehmer, bleibt eine der schnellsten Möglichkeiten, um unabhängig zu arbeiten. Sobald Sie registriert sind, können Sie Kunden Rechnungen ausstellen, förderfähige Geschäftsausgaben abziehen und mit voller beruflicher Autonomie arbeiten. Für die meisten Freiberufler, Berater und digitalen Arbeiter kann der gesamte Prozess fast vollständig online über die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria) und die Sozialversicherung (TGSS) abgewickelt werden.

Wenn Sie bereits über eine spanische digitale Identität (Cl@ve oder ein FNMT-Digitalzertifikat) verfügen, ist die Registrierung in der Regel am selben Tag abgeschlossen. Obwohl die Schritte relativ unkompliziert sind, erwarten Sie formelle Unterlagen, klare Fristen und wiederkehrende Erklärungen wie Umsatzsteuervoranmeldungen (sofern zutreffend), vierteljährliche Einkommenssteuer-Vorauszahlungen und monatliche Sozialversicherungsbeiträge, die mit Ihren Nettoeinnahmen übereinstimmen.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über alles, was Sie wissen müssen, um Ihre Tätigkeit rechtlich in Spanien zu beginnen und aufrechtzuerhalten.

Haftungsausschluss: Dieser Inhalt dient nur zu Informationszwecken und ersetzt keine rechtlichen oder steuerlichen Ratschläge. Konsultieren Sie immer offizielle Quellen oder einen qualifizierten Berater, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

Was ist ein Einzelunternehmen in Spanien?

Ein spanisches Einzelunternehmen ist bekannt als trabajador autónomo / persona trabajadora por cuenta propia. Sie handeln als Einzelperson, anstatt ein Unternehmen zu gründen, was schnellen Aufbau, minimale Bürokratie und kein Mindestkapital bedeutet. Um ein autónomo zu werden, müssen Sie:

• Sich steuerlich bei der Agencia Tributaria registrieren, und

• Dem RETA (dem Sozialversicherungssystem für selbstständige Arbeitnehmer) beitreten.

Wichtige Fakten über die Struktur des autonomen Arbeiters

Offizieller Name: Trabajador autónomo / persona trabajadora por cuenta propia
Registrierungsstellen:

• Agencia Tributaria – Steuerverzeichnis über Modelo 036 oder 037

• Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) – RETA-Registrierung über Importass
  Erforderliches Mindestkapital: Keines
  Haftung: Unbegrenzte persönliche Haftung (geschäftliche und persönliche Vermögenswerte sind rechtlich verbunden). Eine Berufshaftpflichtversicherung wird für risikobehaftete Berufe dringend empfohlen.
  Steuerliche Behandlung:

• Einkommen wird über die persönliche IRPF besteuert.

• Vierteljährliche Vorauszahlungen können abhängig von Ihrer Buchungsmethode erforderlich sein.

• Umsatzsteuer (IVA) gilt für die meisten Tätigkeiten, es sei denn, sie sind befreit.
  Namensregeln: Unter Ihrem rechtlichen Namen oder mit einem Handelsnamen (optional) tätig sein. Handelsnamen und Marken können beim OEPM registriert werden.
  Hauptvorteile: Sehr schneller Aufbau, niedrige Startkosten und einfache Abmeldung.
  Hauptnachteile: Unbegrenzte Haftung und obligatorische monatliche Sozialversicherungsbeiträge, auch in schwachen Monaten (mit begrenzten Ausnahmen).

Autónomo vs. Spanische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (SL): Wo liegt der Unterschied?

Obwohl beide Strukturen es Ihnen ermöglichen, legal Geschäfte zu tätigen, unterscheiden sie sich in Kosten, Haftung, Komplexität und steuerlicher Behandlung.

Schritt-für-Schritt: So registrieren Sie sich als Selbstständiger (Autónomo/a) in Spanien

Schritt 1: Bestätigen Sie Ihre Berechtigung

Um als autónomo zu arbeiten, müssen Sie eine gültige spanische Steueridentifikationsnummer haben:

• Spanische Staatsangehörige: DNI

• Ausländische Staatsangehörige: NIE

Bürger der EU/EEA/Schweiz, die länger als drei Monate bleiben, müssen sich mit dem Formular EX-18 registrieren.
Nicht-EU-Bürger benötigen normalerweise eine Genehmigung zur Selbstständigkeit und Arbeitsgenehmigung (Formular EX-07).

Schritt 2: Richten Sie Ihre digitale Identität ein

Da die spanische Bürokratie jetzt weitgehend digital ist, sollten Sie sich Folgendes besorgen:

• Cl@ve-Anmeldedaten oder

• Ein FNMT-Digitalzertifikat

Beide sind kostenlos und werden von allen öffentlichen Verwaltungen akzeptiert.

Schritt 3: Wählen Sie, wie Ihr Unternehmen identifiziert wird

Sie können tätig sein:

• Unter Ihrem vollen Namen oder

• Mit einem optionalen Handelsnamen (nombre comercial)

Handelsnamen und Marken können über das Register des OEPM gesichert und in ihrem Verfügbarkeitssuche-Tool geprüft werden.

Schritt 4: Registrieren Sie sich bei der spanischen Steuerbehörde (AEAT)

Bevor Sie mit dem Rechnungsstellung beginnen, müssen Sie die Census-Erklärung (alta censal) einreichen, indem Sie:

• Modelo 036 (Standardformular) oder

• Modelo 037 (vereinfachte Version)

Sie wählen Ihre IAE-Aktivitätskategorie, erklären, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind und, wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind, beantragen Sie Ihre intra-EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ROI/VIES).

Schritt 5: Tritt dem spanischen Sozialversicherungssystem (RETA) bei

Als Nächstes melden Sie sich beim Regimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) über das Importass-Portal der TGSS an.

Sie werden:

• Ihr monatliches Nettoeinkommen schätzen

• Eine Beitragsbasis innerhalb der offiziellen Grenzen auswählen

• Verfügbare Ermäßigungen beantragen (einschließlich des reduzierten Tarifs von 80 €/Monat für berechtigte neue autónomos)

Schritt 6: Beginnen Sie mit der Rechnungsstellung und bleiben Sie compliant

Sobald Sie bei der AEAT und TGSS registriert sind, dürfen Sie gesetzlich Rechnungen ausstellen. Spanien verlangt, dass Rechnungen spezifische Daten wie Steuer-ID, Rechnungsnummer, Beschreibung der Dienstleistung und Mehrwertsteuersatz (sofern zutreffend) enthalten.

Sie sind auch verpflichtet, die zertifizierten E-Rechnungs- und Verifactu*-Vorschriften Spaniens zu befolgen, während diese ausgerollt werden, stellen Sie also sicher, dass Ihre Rechnungssoftware die Anforderungen der AEAT erfüllt.

Finanzielle und steuerliche Verantwortung für Autónomos in Spanien

Einkommensteuer (IRPF)

Selbstständige zahlen IRPF auf ihren jährlichen Gewinn. Viele Freiberufler reichen auch vierteljährliche Zahlungen (Modelo 130) ein, abhängig von ihrer Buchungsmethode.

Sozialversicherungsbeiträge

Seit 2023 sind die Beiträge für autónomos einkommensabhängig. Jede Stufe hat einen entsprechenden monatlichen Satz. Sie können Ihre Einkommensprognose mehrmals im Jahr anpassen.

Der allgemeine Beitragssatz für 2025 beträgt 31,40%, angewendet auf Ihre gewählte Basis.
Ein reduzierter 80 €/Monat Pauschalsatz steht berechtigten neuen autónomos für die ersten 12 Monate zur Verfügung.

Umsatzsteuer (IVA)

Die meisten Dienstleistungen unterliegen dem allgemeinen Umsatzsteuersatz von 21 %, wobei in bestimmten Fällen reduzierte Sätze gelten. Die Umsatzsteuer wird vierteljährlich über Modelo 303 gemeldet, plus jährliche Zusammenfassungen, wo relevant.

Obligatorische Buchführung

Führen Sie ordentliche Bücher über:

• Einnahmen und Ausgaben

• Ausgestellte und erhaltene Rechnungen

• Umsatzsteuermatrix (sofern zutreffend)

Elektronische Buchführung wird von der AEAT vollständig akzeptiert.

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